Tämä tietosuojaseloste koskee Luonnontieteellisen keskusmuseon (Luomus) tietopankkia, joka on osoitteessa https://tietopankki.luomus.fi.

Tietopankissa käsitellään sekä palvelun käyttäjiin liittyviä teknisiä tietoja että luonnontieteellisiin kokoelmiin, tutkimukseen ja julkaisemiseen liittyviä henkilötietoja.

1. Rekisterinpitäjä

Helsingin yliopisto, Luonnontieteellinen keskusmuseo Y-tunnus: 0313471-7

Osoite Luonnontieteellinen keskusmuseo PL 17 (Pohjoinen Rautatiekatu 13) 00014 HELSINGIN YLIOPISTO

2. Rekisteriasioista vastaava henkilö ja/tai yhteyshenkilö

Tietotekniikkapäällikkö Esko Piirainen

Osoite Luonnontieteellinen keskusmuseo PL 17 (Pohjoinen Rautatiekatu 13) 00014 Helsingin yliopisto Puh: +358504154849 Sähköposti: it-support@luomus.fi

3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Tietopankin henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on Luomuksen luonnontieteellisten kokoelmien hallinta, tietojen ylläpito ja julkaiseminen sekä Luomuksen tutkimus-, asiantuntija- ja viestintätehtävien toteuttaminen.

Henkilötietoja voidaan käsitellä esimerkiksi seuraavissa yhteyksissä:

• luonnontieteellisten näytekokoelmien hallinta ja dokumentointi
• näytekokoelmien lahjoittajien ja kokoelmista vastaavien henkilöiden tietojen ylläpito
• tutkimukseen liittyvien tutkijoiden ja asiantuntijoiden tietojen ylläpito
• kirjojen, artikkeleiden ja muiden julkaisujen tekijöiden tietojen käsittely
• lajiasiantuntijoihin liittyvien tietojen ylläpito
• uutiskirjeiden, artikkeleiden ja muun Luomuksen viestinnän julkaiseminen
• tietopankin tekninen ylläpito, tietoturva ja väärinkäytösten ehkäiseminen
• palvelun käytön tilastointi ja kehittäminen.

Tietopankin henkilötietojen käsittely ei siten rajoitu palveluun kirjautuneisiin käyttäjiin. Henkilötietoja voi olla tietopankissa myös henkilöistä, jotka eivät itse käytä palvelua tai joilla ei ole palveluun käyttäjätunnusta.

4. Käsittelyn oikeusperuste

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste on yleisen edun mukainen tehtävä tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttäminen (EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (EU) 2016/679, jäljempänä tietosuoja-asetus, 6 artiklan 1 kohdan e alakohdan mukaisesti).

Käsittely liittyy Helsingin yliopistolle ja Luonnontieteelliselle keskusmuseolle kuuluviin tutkimukseen, kokoelmien ylläpitoon, luonnontieteellisen tiedon tuottamiseen ja välittämiseen sekä näihin liittyvään asiantuntija- ja viestintätoimintaan.

5. Henkilötietoryhmät ja käsiteltävät henkilötiedot

Tietopankissa voidaan käsitellä seuraaviin henkilöryhmiin liittyviä henkilötietoja:

• näytekokoelmien lahjoittajat
• näytekokoelmien vastuuhenkilöt
• kirjojen, artikkeleiden ja muiden julkaisujen kirjoittajat ja tekijät
• tutkijat
• lajiasiantuntijat
• Luomuksen työntekijät ja muut tietopankin ylläpitoon osallistuvat henkilöt
• tietopankin käyttäjät teknisten lokitietojen osalta.

Käsiteltäviä henkilötietoja voivat olla käyttötarkoituksesta riippuen esimerkiksi:

• henkilön nimi
• sähköpostiosoite
• tieto henkilön toiminnasta kokoelman, näytteen, julkaisun tai muun tietopankin tietosisällön yhteydessä
• tekijyys- ja asiantuntijatiedot
• Luomuksen työntekijän osalta käyttäjän rooli, käyttäjätunnus
• muut tietopankin sisältöön liittyvät henkilötiedot.

Lisäksi palvelun teknisessä käytössä voidaan käsitellä esimerkiksi IP-osoitetta, pyydettyä sivua tai muuta resurssia, ajankohtaa sekä selaimen tai laitteen teknisiä tietoja.

Tietopankin julkisessa sisällössä henkilötietoja voi esiintyä esimerkiksi kokoelmatietojen, artikkeleiden, uutisten ja muiden julkaisujen yhteydessä.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötietoja saadaan esimerkiksi:

• Luomuksen työntekijöiltä
• muilta henkilöiltä, jotka toimittavat tietoja Luomukselle
• kokoelmien, näytteiden ja julkaisujen yhteydessä syntyvistä tietoaineistoista
• tietopankin käyttäjien selaimista ja laitteista palvelun teknisen käytön yhteydessä.

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Henkilötietoja ei luovuteta säännönmukaisesti Helsingin yliopiston ulkopuolisille tahoille.

Tietopankin käyttötarkoituksen mukaisesti osa henkilötiedoista voidaan julkaistaan tietopankin julkisessa sisällössä. Tällöin julkaistut tiedot ovat verkkopalvelun käyttäjien saatavilla.

Henkilötietoja ei siirretä säännönmukaisesti Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

8. Henkilötietojen säilytysaika

Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin se on tarpeen niiden käyttötarkoituksen toteuttamiseksi ja Luomuksen lakisääteisten tehtävien hoitamiseksi.

Luonnontieteellisiin kokoelmiin, näytteisiin, tutkimukseen ja julkaisuihin liittyviä tietoja voidaan säilyttää pitkäaikaisesti tai pysyvästi, koska kokoelmien ja niihin liittyvän tutkimustiedon pitkäaikainen säilyttäminen on osa Luomuksen toimintaa.

Teknisiä loki- ja käyttötietoja säilytetään vain niiden käyttötarkoituksen kannalta tarpeellisen ajan.

9. Henkilötietojen suojaaminen

Henkilötietoihin on pääsy vain henkilöillä, joilla on työtehtäviensä perusteella siihen oikeus.

Henkilötietojen käsittelyä suojataan asianmukaisin teknisin ja organisatorisin toimenpitein. Henkilötietoja sisältävä verkkoliikenne suojataan salatuilla yhteyskäytännöillä.

Tietojärjestelmät ja niiden verkkoympäristö suojataan muun muassa käyttöoikeuksien hallinnalla, palomuureilla ja muilla tietoturvatoimenpiteillä. Palvelimet ja muut tietojärjestelmät sijaitsevat asianmukaisesti suojatuissa tiloissa.

Henkilötietojen käyttöä voidaan seurata ja käyttöön liittyviä tapahtumia lokittaa tietoturvan, palvelun ylläpidon ja väärinkäytösten selvittämisen tarpeisiin.

10. Tarkastusoikeus ja tarkastusoikeuden toteuttaminen

Jokaisella on oikeus saada tarkastaa itseään koskevat tiedot. Tarkastuspyyntö osoitetaan rekisterinpitäjälle.

Tarkastusoikeuden käyttäminen on lähtökohtaisesti maksutonta tietosuoja-asetuksen mukaisesti. Rekisterinpitäjä voi periä maksun tai kieltäytyä pyynnöstä vain tietosuoja-asetuksessa säädetyissä poikkeustapauksissa, esimerkiksi jos pyynnöt ovat ilmeisen perusteettomia tai kohtuuttomia.

11. Tiedon korjaaminen ja tiedon korjaamisen toteuttaminen

Jokaisella on oikeus vaatia rekisterissä olevan virheellisen tiedon korjaamista.

Korjaamispyyntö on syytä tehdä kirjallisesti ja riittävän yksilöidysti: pyynnössä on ilmoitettava nimi sekä virheelliset ja korjatut tiedot. Pyyntö osoitetaan rekisterin ylläpitäjälle (katso yhteystiedot kohdassa 2).

12. Muut mahdolliset oikeudet

Tietopankissa käsiteltäviä henkilötietoja ei käytetä suoramainontaan, etämyyntiin, muuhun suoramarkkinointiin, markkina- tai mielipidetutkimuksiin eikä henkilömatrikkelien tai sukututkimuksen laatimiseen.

13. Evästeet ja tilastointi

Tietopankissa voidaan käyttää palvelun teknisen toiminnan kannalta tarpeellisia evästeitä.

Sivuston käyttötilastointi toteutetaan Plausible Analytics -palvelulla ilman analytiikkaevästeitä. Plausible Analyticsia käytetään sivuston kävijämäärien ja käytön yleisten tilastojen seuraamiseen palvelun kehittämistä ja ylläpitoa varten.

Tietopankin palvelin voi lisäksi muodostaa teknisiä lokitietoja palvelupyyntöjen käsittelystä. Näihin voi kuulua esimerkiksi IP-osoite, pyydetty sivu tai muu resurssi, ajankohta ja user-agent-tieto. Lokitietoja käsitellään palvelun teknisen toiminnan, tietoturvan, vianmäärityksen ja väärinkäytösten ehkäisemisen tarpeisiin.

---

Privacy Policy for the Luomus Knowledgebase

This privacy policy applies to the Knowledgebase of the Finnish Museum of Natural History (Luomus), available at https://tietopankki.luomus.fi .

The Knowledgebase processes both technical information related to the use of the service and personal data related to natural history collections, research, and publications.

1. Data Controller

Name

University of Helsinki, Finnish Museum of Natural History
Business Identity Code: 0313471-7

Address

Finnish Museum of Natural History
PO Box 17 (Pohjoinen Rautatiekatu 13)
00014 UNIVERSITY OF HELSINKI

2. Person Responsible for Data Protection Matters / Contact Person

IT Manager Esko Piirainen

Address: Finnish Museum of Natural History PL 17 (Pohjoinen Rautatiekatu 13) 00014 University of Helsinki Tel: +358504154849 Email: it-support@luomus.fi

3. Purpose of Processing Personal Data

The purpose of processing personal data in the Knowledgebase is to manage, maintain, and publish Luomus natural history collections and to support the museum’s research, expert, and communication activities.

Personal data may be processed, for example, in connection with:

• management and documentation of natural history collections;
• maintaining information on collection donors and persons responsible for collections;
• maintaining information on researchers and subject experts;
• processing information on authors of books, articles, and other publications;
• maintaining information on species experts;
• publishing newsletters, articles, and other communications by Luomus;
• technical maintenance, information security, and prevention of misuse of the service; and
• usage statistics and development of the service.

The processing of personal data in the Knowledgebase is therefore not limited to registered users of the service. The Knowledgebase may also contain personal data relating to individuals who do not use the service or do not have a user account.

4. Legal Basis for Processing

The legal basis for processing personal data is the performance of a task carried out in the public interest or the exercise of official authority vested in the controller (Article 6(1)(e) of the EU General Data Protection Regulation (EU) 2016/679, hereinafter the GDPR).

The processing is related to the statutory duties of the University of Helsinki and the Finnish Museum of Natural History concerning research, collection management, the production and dissemination of natural history information, and related expert and communication activities..

5. Categories of Personal Data and Data Subjects

The Knowledgebase may process personal data relating to the following categories of individuals:

• donors of natural history collections;
• persons responsible for collections;
• authors and contributors of books, articles, and other publications;
• researchers;
• species experts;
• Luomus employees and other persons involved in maintaining the Knowledgebase; and
• users of the Knowledgebase with regard to technical log information.

Depending on the purpose of processing, personal data may include, for example:

• name;
• email address;
• information on a person’s role or activities related to a collection, specimen, publication, or other Knowledgebase content;
• authorship and expert information;
• for Luomus employees, user role and University of Helsinki user ID; and
• other personal data contained in the Knowledgebase.

In addition, technical information may be processed during the use of the service, including the IP address, requested page or resource, timestamp, and browser or device information.

Personal data may also appear in the public content of the Knowledgebase, such as collection records, articles, news items, and other publications.

6. Regular Sources of Personal Data

Personal data may be obtained from, for example:

• Luomus employees;
• other individuals who provide information to Luomus;
• data generated in connection with collections, specimens, and publications; and
• users’ browsers and devices during the technical use of the service.

7. Regular Disclosure of Personal Data

Personal data are not regularly disclosed to parties outside the University of Helsinki.

In accordance with the purpose of the Knowledgebase, some personal data may be published as part of the public content of the Knowledgebase. Published information is available to users of the website.

Personal data are not regularly transferred outside the European Union or the European Economic Area.

8. Retention of Personal Data

Personal data are retained for as long as necessary to fulfil the purposes of processing and to carry out the statutory duties of Luomus.

Data related to natural history collections, specimens, research, and publications may be retained for the long term or permanently, as the long-term preservation of collections and related research information is part of Luomus’ mission.

Technical log and usage data are retained only for as long as necessary for their intended purpose.

9. Protection of Personal Data

Access to personal data is restricted to persons who require access as part of their work duties.

Personal data are protected by appropriate technical and organisational measures. Network traffic containing personal data is protected using encrypted connections.

Information systems and their operating environments are protected through access control, firewalls, and other information security measures. Servers and other systems are located in appropriately secured facilities.

The use of personal data may be monitored, and related events may be logged for information security, service maintenance, and the investigation of misuse.

11. Rectification of Personal Data

Every data subject has the right to request the correction of inaccurate personal data concerning them.

Requests for rectification should be made in writing and with sufficient detail. The request should include the person’s name, the inaccurate information, and the requested correction. Requests should be addressed to the contact person listed in Section 2.

12: Other Rights

Personal data processed in the Knowledgebase are not used for direct advertising, distance selling, other forms of direct marketing, market or opinion research, or for compiling personal directories or genealogical records.

13. Cookies and Usage Statistics

The Knowledgebase may use cookies that are necessary for the technical operation of the service.

Website usage statistics are collected using Plausible Analytics without analytics cookies. Plausible Analytics is used to monitor visitor numbers and general website usage for the development and maintenance of the service.

The Knowledgebase server also generates technical log data when processing requests. Such log data may include the IP address, requested page or resource, timestamp, and user-agent information. Log data are processed for the technical operation of the service, information security, troubleshooting, and the prevention and investigation of misuse.